Postupak odabiranja i izlučivanja gradiva reguliran je Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/18, 98/19) i Pravilnikom o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva (NN 90/2002).
Stvaratelji gradiva obvezni su redovito provoditi izlučivanje gradiva čiji je rok čuvanja istekao, a najkasnije 5 godina od posljednjeg provedenog postupka. Postupak odabiranja i izlučivanja obavezno se provodi prije predaje gradiva arhivu.
Odabiranje i izlučivanje gradiva provodi se na temelju posebnog popisa gradiva s rokovima čuvanja. Tijela javne vlasti prilikom izlučivanja gradiva obavezna su dostaviti nadležnom državnom arhivu popis gradiva koje se predlaže za izlučivanje. Popis gradiva za izlučivanje treba sadržavati: naziv, odnosno vrstu gradiva, vrijeme nastanka gradiva, količinu gradiva i redni broj iz posebnog popisa gradiva.
Nadležni državni arhiv rješenjem odobrava tijelu javne vlasti izlučivanje i uništavanje gradiva. Tijelo javne vlasti dužno je prilikom uništavanja javnog dokumentarnog gradiva postupiti na način koji osigurava zaštitu tajnosti podataka i onemogućuje neovlašteni pristup osobnim podacima.
O postupku uništavanja izlučenoga gradiva sastavlja se zapisnik. Jedan primjerak zapisnika dostavlja se nadležnom državnom arhivu. Dokumentacija o postupku izlučivanja i uništavanja čuva se trajno.
