Pravilnikom o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN 63/2004) propisano je da svaki stvaratelj, odnosno posjednik gradiva treba imati izrađen svoj interni pravilnik o zaštiti i obradi arhivskog gradiva u kojem su definirana sva pitanja organizacije, obrade, odlaganja i čuvanja, odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva. Pravilnik se obvezno dostavlja nadležnom arhivu na suglasnost i ne može se primjenjivati prije nego se ta suglasnost pribavi.
Prema Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/18, 98/19) tijela javne vlasti dužna su izraditi popis javnog dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja za sve vrste gradiva koje nastaje njihovim radom. U popisu s rokovima čuvanja potrebno je navesti i po potrebi opisati vrste dokumenata koje nastaju ili se može očekivati da će nastati u obavljanju odgovarajućih poslova te utvrditi u kojem obliku i koliko vremena se dokumenti trebaju čuvati kod tijela javne vlasti. Popis gradiva s rokovima čuvanja treba biti usklađen s arhivskim propisima, s odgovarajućim zakonskim propisima za pojedine djelatnosti te s internim propisima tijela javne vlasti. Popis je potrebno dostaviti nadležnom arhivu na odobrenje.
Kao pomoć pri izradi popisa javnog dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja može se koristiti Opći popis gradiva s rokovima čuvanja.
